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Come operare in SAP nel caso di scarto della fattura elettronica da parte dello SDI

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La doverosa premessa da fare preliminarmente, che non sembra essere stata da tutti recepita, è che dal primo gennaio 2019 per fattura fiscalmente valida deve intendersi solo ed esclusivamente il file XML prodotto  secondo le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate,  transitato e validato da SDI.

Ai soli fini della emissione, ogni altro formato è escluso.

Altra opportuna precisazione è che la registrazione contabile non deve essere confusa con la fattura di cui in alcuni sistemi contabili ne è il suo necessario presupposto.

Gli elementi imprescindibili di una fattura sono quelli previsti dall’Articolo 21 - Fatturazione delle operazioni del DRR 633/72, validi anche per la fattura elettronica:

  • data di emissione;

  • numero progressivo che la identifichi in modo univoco con l’indicazione dell’anno di emissione

  • ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti

  • numero di partita IVA del soggetto cedente o prestatore

  • ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti

  • numero di partita IVA del soggetto cessionario o committente ovvero, in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell'Unione europea, numero di identificazione IVA attribuito dallo Stato membro di stabilimento; nel caso in cui il cessionario o committente residente o domiciliato nel territorio dello Stato non agisce nell'esercizio d'impresa, arte o professione, codice fiscale

  • natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell'operazione

  • corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono di cui all'articolo 15, primo comma, n. 2

  • corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono

  • aliquota, ammontare dell'imposta e dell'imponibile con arrotondamento al centesimo di euro.

Il sistema di interscambio effettua una serie di controlli che sono in gran parte finalizzati a verificare la presenza ed in alcuni casi la correttezza (vedasi ad esempio il controllo su Partita IVA, Codice Fiscale, identificativo trasmittente …..) dei suddetti requisiti formali nonché quelli propri legati al formato del file, alle sue dimensioni, al formato dei valori numerici.

 

Con il provvedimento n. 89757/2018 del 30 aprile 2018 recante le regole tecniche per l’emissione, trasmissione e conservazione della fattura elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha disposto che per ogni file di fattura elettronica o lotto di fatture elettroniche correttamente ricevuti dal Sistema di Interscambio viene fornito un riscontro da parte del Sistema stesso.

 

Il mancato superamento dei controlli comporta lo scarto del file che deve essere comunicato entro 5 gironi dalla data di ricezione da parte di SDI.

 

In tali ipotesi la fattura scartata, o il lotto di fatture contenute nel file, non si ritiene emessa. Il ce­dente o prestatore che abbia già proceduto alla registrazione del documento, potrà emettere una nota di variazione ai soli fini interni.

 

Come precisato dall’Agenzia delle Entrate nel corso di un recente video-forum, sarà consentito procedere a una nuova creazione e trasmissione del documento entro 5 giorni dalla ricevuta di scarto.

In questo caso la fattura elettronica dovrebbe essere emessa preferibilmente con la stessa data e la medesima numerazione della fattura originaria.

 

In conseguenza dell’ambito operativo in cui svolgo la mia attività professionale di Expert SAP-FI e produttore di soluzioni fiscali per SAP,  mi preme fare alcune considerazioni con esplicito riferimento  alla operatività su tale sistema gestionale ed ad alcune voci circolate.

 

A più riprese di recente, ho sentito asserire da parte di qualche commercialista,  società di revisione, consulenti SAP-FI o società di consulenza SAP che producono soluzioni custom per la fattura elettronica, che in caso di scarto da parte di SDI,  deve essere effettuato lo storno del documento contabile in SAP e poi produrre una nuova registrazione contabile per creare il nuovo file.

 

Sulla necessità di produrre un nuovo file privo degli errori segnalati, ovviamente non vi sono dubbi.

 

Sono, invece, rimasto estremamente perplesso (per usare un eufemismo) sul fatto che bisognerebbe stornare il documento contabile in SAP,  per due ordini di motivi:

  • Il primo è che non vi è nessuna disposizione che richieda ciò

  • l’altro è che ci si va a cacciare in situazioni non semplici da gestire e comunque in inutili complicazioni.

Quando nelIa Circolare N. 13/E  del 2 luglio 2018  viene detto che “…il ce­dente o prestatore che abbia già proceduto alla registrazione del documento, potrà emettere una nota di variazione ai soli fini interni”,  a mio parere deve intendersi che si dovrà procedere in tal senso solo se per rimuovere l’errore dal file ed avere corrispondenza dei dati  si rendesse  necessario rettificare il documento contabile.

 

A conferma, al punto 6.3 del citato provvedimento del 30 aprile, l’Agenzia delle Entrate scrive: “Nel caso in cui il cedente/prestatore abbia effettuato la registrazione contabile della fattura elettronica per la quale ha ricevuto una “ricevuta di scarto”, di cui al punto 2.4, dal SdI, viene effettuata – se necessario – una variazione contabile valida ai soli fini interni senza la trasmissione di alcuna nota di variazione al SdI.”

 

Ora, a meno che la registrazione contabile SAP da cui deriva la fattura non risulti errata per elementi che  non siano modificabili in quanto sostanziali: Cliente, importi, codici iva, data registrazione. ecc… per cui dovrebbe essere stata stornata a prescindere prima ancora che creare il file, non si comprende perché si debba stornare tale registrazione e non più semplicemente ricreare il file rimuovendone gli errori esterni alla registrazione contabile, quali ad esempio la partita IVA da prendere dall’anagrafica cliente o del soggetto emittente, o l’ID trasmittente o codice destinatario che nulla hanno a che fare con il documento contabile SAP.

 

Anzi in tale ipotesi, sarebbe pienamente soddisfatto il requisito per cui “in questo caso (scarto) la fattura elettronica dovrebbe essere emessa preferibilmente con la stessa data e la medesima numerazione della fattura originaria”.

 

Effettuando, invece,  l’inutile storno si ricadrebbe  nella ipotesi prevista dalla circolare quando afferma che “se ciò fosse impossibile (ad esempio per le procedure amministrativo-contabili interne all’azienda), è comunque consentito: emettere una fattura con nuova numerazione e data……..”

Infatti in  SAP non sarebbe possibile ripetere la registrazione contabile e quindi  la fattura con lo stesso numero documento e neanche con la stessa data se nel frattempo fossero state emesse altre fatture in giorni successivi. Oltre al fatto che lo storno di fatture attive dovrebbe essere veramente un evento raro.

 

Conseguentemente, per espressa previsione della citata Circolare, bisognerebbe che:

  • il nuovo file XML, e dunque la nuova registrazione contabile riportassero il riferimento alla fattura stornata: data e numero

  • la nuova registrazione contabile, con numero e data diversi da quella stornata, dovrebbe essere effettuata con uno specifico tipo documento e relativo range di numerazione in grado di generare un numero documento da cui emerga che si tratta di un documento che rettifica quello precedentemente scartato.

  • Infine,  confluire in apposito registro IVA sezionale e quindi:

    • prevedere anche delle specifiche regole di validazione

    • effettuare l’integrazione del registro IVA riepilogativo

    • gestire (redigere elettronicamente , stampare e conservare) un ulteriore registro iva sezionale.

Cui prodest?

 

Cui prodest?

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